Den här webbplatsen använder cookies för att ge dig bästa möjliga användarupplevelsen.
Du kan läsa mer om hur vi använder cookies i vår personuppgiftshantering. Genom att godkänna och använda webbplatsen accepterar du vår användning av cookies.

×
Digitalisering

Jobba effektivt med Microsoft Teams

Microsoft Teams_Visolit

"Modernt arbetsliv" har varit ett allmänt omtalat fenomen som vi har diskuterat, förberett oss för och längtat efter sedan början av detta årtusende. Nu på många sätt kan vi säga att väntan är över: Det moderna arbetslivet är här.

Men hur förhåller sig svenska företag till det moderna arbetslivet, och vilka steg kan varje enskild ledare vidta för att uppfylla förväntningarna om att vi i "framtiden" kommer att arbeta mer effektivt, mer digitalt och med färre administrativa uppgifter?

Ladda ner Visolit LiveTalk - Best of Ignite

Detta är en problemställning som omfattar allt från kompetenshöjning, genomtänkta IT-strategier, digital transformation och - inte minst - bra arbetsverktyg.

Idag kommer vi att ta tag i den sista punkten och prata mer om hur du, ditt team och hela ditt företag kan använda Microsoft Teams för att arbeta mer effektivt och hamna mer i linje med förväntningarna på ett modernt arbetsliv.

Har du förresten tagit del av vår julkalender? Här kan du titta på videor från våra kompetenstunga eldstjälar Björn Andersson och Jocke Bergquist som delar med sig av sin kunskap varje dag fram till julafton.

Ett verktyg anpassat till det moderna arbetslivet

Som världens största mjukvaru- och programmeringsföretag har Microsoft utvecklat en lösning som gör att vi kan arbeta på ett sätt som matchar våra skyhöga förväntningar. Lösningen heter Microsoft Teams.

Teams möter kraven på det moderna arbetslivet och är därför lämpligt på alla nivåer, både inom den offentliga och privata sektorn. Detta gäller inte bara i Sverige utan över hela världen. Nya siffror visar att verktyget på världsbasis har upp till 13 miljoner användare dagligen. De flesta av dessa är företag och organisationer. Det rapporteras bland annat att så många som 91 av Fortune 100-företagen använder Team aktivt.

Läs också: 7 saker att tänka på när du arbetar i Microsoft-teams.

Videokonferenser

En av de stora fördelarna med teams är att anställda och chefer inte behöver resa för att träffa kollegor och samarbetspartners. Fler och fler företag och organisationer har kontor i flera städer och länder. Geografisk spridning har många fördelar, men kan också kräva mycket tid. Om du kan samarbeta och kommunicera utan att lämna kontorsutrymmet sparar du mycket tid.

I teams är det möjligt att spara mängder med tid tack vare den sofistikerade och välutvecklade videokonferensfunktionen. Denna funktion låter dig ha 1080p (Full HD) samtal med upp till 250 medlemmar.

Detta gör det enkelt och friktionsfritt att träffas på en virtuell plattform för att dela tankar, idéer och dokument eller att hålla ett viktigt möte.

Kommunikation

Under många år har e-post varit det dominerande verktyget för företagskommunikation. Under en lång tid fungerade e-post bra, men när företag utför allt mer komplexa uppgifter ökar också behovet av att få input av experter från olika områden. Eftersom e-postkommunikation med mer än två personer inblandade tenderar att bli kaotisk och oklart, behövs ett verktyg som är bättre anpassat till moderna arbetsmetoder. 

Med Teams har Microsoft löst denna utmaning genom att utveckla en funktionell och professionell chattfunktion. Programmet låter dig skapa flera konversationer med olika grupperingar. Endast fantasin begränsar hur du kan organisera din kommunikation. En stor fördel med teams jämfört med andra chattbaserade kommunikationsmedel (som Skype) är hur integrationen med Microsoft Office 365 gör det möjligt att smidigt distribuera dokument utan att behöva lämna den pågående konversationen.

Filtrera bort irrelevant information

Jag har redan diskuterat hur e-post inte längre räcker som den primära kommunikationsformen, men det är inte bara på grund av problemen med kommunikation med mer än två inblandade personer som e-post inte längre håller måttet. Många kämpar också med att inkorgen blir fylld med e-postmeddelanden som inte är relevanta för oss. Det är inte ovanligt att inkorgen svämmar över med mängder av irrelevanta e-postmeddelanden som det är omöjligt att hinna ta sig igenom under en dag. 

Med Teams är detta inte längre ett problem eftersom Microsoft också har utvecklat en filtreringsfunktion. Med den här funktionen kan du enkelt hitta den information som är relevant för dig och filtrera bort allt annat. Du gör detta genom att söka efter ett relevant ord eller söka efter kommentarer där du har nämnts med namn genom att skriva "@ ditt namn" i sökrutan i programmet. 

Delning av dokument

Ibland kan vår effektivitet på jobbet bero mer på andra än på oss själva. Det är till exempel inte ovanligt att bli sittande och vänta på en sista kommentar av en kollega som ska bli färdig med en genomgång av ett dokument. Det kan upplevas som frustrerande och ineffektivt att en persons arbete står stilla på grund av en annan person. 

Detta kommer inte att vara ett hinder om du och ditt team byter till att använda teams. Som nämnts är programmet en integrerad del av Office 365-paketet. Detta innebär att du har tillgång till dina filer inklusive Word och Excel när du arbetar i teams. Dessutom är det möjligt att skapa mappar i för olika grupper och sedan dela dokument med kollegor och externa partners.

Metoden är effektivare och sparar mycket tid. Dessutom ger delningen av dokument försäkran om att projekt inte kommer att stanna om en central person blir sjuk eller av andra skäl inte finns tillgänglig. 

Här är några av Microsoft Office-program som enkelt kan användas med team:

  • Word  
  • Excel  
  • SharePoint  
  • PowerPoint  
  • OneNote  
  • Planner  
  • Power BI  
  • Delve  

Integrationen med Office 365-paketet betyder inte bara att du har tillgång till alla dina filer var du än är, utan också att du automatiskt har en säkerhetskopia av allt i Microsoft OneDrive.

Tänk på att det kan vara lämpligt att skapa  en uppsättning med riktlinjer för hur programmet ska användas för att ge ditt företag mest värde när du introducerar Microsoft Teams som en del av arbetsrutinen. Ett så kallat Governance dokument.  På detta sätt får du mer värde av teams, en smidigare implementering och högre användaranpassning.

Anpassa användningen efter ditt företag

Det vi har nämnt i den här artikeln är några utvalda tips om hur du och ditt företag kan effektivisera arbetsdagen med hjälp av Teams. Förutom att du sparar tid från att inte behöva resa, att du inte behöva rensa upp i kaotiska e-posttrådar, inte behöva spendera tid på att manuellt filtrera bort irrelevant information och att behöva vänta på dokument, finns det otaliga sätt du kan anpassa användningen av teams till exakt din arbetsplats.

Hur du väljer att använda Teams är upp till dig. I alla fall är vi helt säkra på att ditt företag kommer att uppleva ökad effektivitet så snart teams är implementerat och har blivit en naturlig del av arbetsdagen.

Ladda ner Visolit LiveTalk - Best of Ignite