Det finns många anledningar till att företag väljer att outsourca sin IT. Dessa har dock förändrats lite över tid, till exempel så var det vanligare tidigare att företag hade egna, dedikerade IT-avdelningar och outsourcing sågs då mer som en flytt av IT-personal till ett externt företag. Idag ser det inte likadant ut, nu har IT istället flyttat ut i verksamheten, vilket gör att fler är inblandade i företagets IT än tidigare och färre har den “specialistkompetens” som tidigare fanns på en IT-avdelning. Då kan det vara så att det saknas interna resurser och outsourcing blir en självklarhet.
En annan vanlig anledning till att företag väljer outsourcing är att det är för svårt och tidskrävande att hänga med i dagens snabba teknikutveckling, vilket kan leda till att man hamnar efter konkurrenterna. Men oavsett anledning till att företag väljer att outsourca sin IT så finns det stora vinster att hämta om det görs på rätt sätt.
Bekymmersfri IT och tid över till kärnverksamheten
Idag har vi höga krav på den teknik vi använder. Allt kopplat till IT ska bara fungera, oavsett om vi jobbar hemifrån, på kontoret eller på tåget. Det här är utan tvekan en av de främsta fördelarna med att outsourca eftersom en leverantör ser till att företagets IT gör just det – fungerar bekymmersfritt.
Ytterligare en fördel med outsourcing är att det frigör tid för företaget att fokusera mer på kärnverksamheten. Och ja, vi vet att det låter lite klyschigt, men faktum är att det är omöjligt att bli expert på allt. Därför är det bättre att istället fokusera på det man gör bäst, att lägga värdefull tid på det man helst vill utveckla och låta andra experter göra vad de är bäst på - i det här fallet leverera IT.
Undvik de vanligaste fallgroparna med outsourcing
För att din outsourcing ska bli så framgångsrik som möjligt finns det några saker som är viktiga att tänka på. Vägen dit är inte alltid spikrak och det kan dyka upp både en och två fallgropar som du behöver parera för att inte trilla ner i.
Först och främst, även om du har gjort en outsourcing någon eller några gånger förut så kan den här gången vara annorlunda och kräva annan kompetens. Det som gick utmärkt den gången, kanske blir en utmaning den här gången. Oundvikligen så kommer det även dyka upp många frågor på vägen, alltifrån vad som ska göras, till hur det ska göras, varför ett alternativ är bättre för dig än ett annat och så vidare. Vår erfarenhet säger att listan på frågor kan göras lång. Här kan det därför vara skönt att ta hjälp av en rådgivare, någon som har lång erfarenhet av liknande situationer och kan hjälpa dig att ta nästa steg.
En annan vanlig fallgrop när företag outsourcar på “egen hand” är att man fokuserar för mycket på tekniken och försöker styra den så mycket det går. Det är nämligen väldigt lätt att fastna där, trots att tekniken “bara” är en del av helheten. I grund och botten köper du en funktion när du outsourcar, inte en teknisk pryl - något som är viktigt att komma ihåg.
Hitta rätt IT-leverantör för din outsourcing
Den absolut bästa och smidigaste lösningen för företag som ska outsourca hela eller delar av sin IT-verksamhet är att ta hjälp utifrån. Så, när ett företag väl har bestämt sig är ett bra nästa steg att prata med en eller några aktörer på marknaden för att få deras syn på hur IT-leveranserna ser ut. Det här kan skilja sig en hel del från leverantör till leverantör, lite beroende på vad leverantören fokuserar på (till exempel molntjänster) och tycker är viktigast. Till exempel kan det skilja sig hur de olika leverantörerna ser på support.
Det kan vara bra att en leverantör som tar ett helhetsåtagande för supportupplevelse (så kallad SPOC) ut till användarna oavsett vart felet ligger. Då slipper man jaga flera olika kontaktpersoner hos flera olika leverantörer själv. Vidare kan det vara bra att fundera över vilka möjligheter de har att hjälpa dig med en hybrid leverans om du har det behovet. Att hitta en leverantör som kan hjälpa dig att anamma och drifta molntjänster men även kan ta ansvar och hjälpa dig med det traditionella arvet i din IT miljö som inte kan flyttas till molnet.
Ett annat viktigt steg i det här ledet är att göra en marknadsorientering för att ta reda på vilka tillgängliga alternativ och tjänster som finns. Om det sedan blir dags för upphandling gäller det för företaget att förse den potentiella leverantören med all tillgänglig information om nuläget, för att det eventuella samarbetet ska bli så bra som möjligt. Våga därför alltid vara ärlig med eventuella brister, vart och varför det finns friktion idag och så vidare.
En riktigt duktig IT-leverantör lägger ner mycket tid och kraft på att lära känna sina kunder och deras verksamhet för att få en djupare förståelse för deras behov och mål. Det här är något av en självklarhet för oss på Visolit. Vi strävar alltid efter ett partnerskap med våra kunder, snarare än “bara” en kund- och leverantörsrelation. Det här gör att våra kunder kan fokusera fullt ut på sin kärnverksamhet, samtidigt som vi kan lägga vårt fokus på det vi gör bäst - leverera IT genom guidning och stor kompetens på området.
Upphandlingsmallen
För att hjälpa dig igång, så har vi satt ihop en "Upphandlingsmall" för IT-outsourcing. Ladda ner den och använd innehållet som du själv vill:
